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文件材料的形成和归档制度
信息来源:宣传部   发布时间:2017年09月16日

文件材料的形成和归档制度

一、医院及各科室在起草文件时,概念要清楚,文字要简炼,一律使用专用稿纸、钢笔,不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝、红色笔书写。

二、医院各职能科室应指定专人搜集医院在工作活动中形成的文件材料。

三、医院或各科室形成的文件必须由党办或院办签字盖章,负责登记编号,对手续不全的文件,党办不予打印,以便负责把关文件的留存,正式文件归档应一式叁份。

四、医院各职能科室要依据《档案法》等有关国家法规关于档案工作的规定,对确有保存价值的文件材料进行整理和立卷。

五、医院在工作活动中所形成的科技文件材料(含声像档案材料),由主管负责人负责收集、整理、归档,以防丢失、遗漏。

六、医院各项管理中形成的文件材料,由各职能科室,按其业务范围,由兼职档案管理员负责收集、整理后归档。

七、归档时间及份数

(一)课题研究、基建工程在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,将项目负责审定后交医院档案室归档。

(二)设备档案:设备到院后,由设备科组织有关档案人员参加开箱验收,将设备的随机文件逐一登记造册,将所有文件资料组织成保管单位交医院档案室。

(三)医院各项管理工作中形成的文件材料,一般应随时归档,在本年度内完成各类别文字材料归档工作。由(专)兼职档案管理员将归档的文件材料组成保管单位,各部门负责人审定后移交医院档案室归档。

(四)各类文件一般应归档一式两份。

(五)如无特殊原因,又不能按时按要求归档的科室,将根据医院综合目标责任制等有关条例对该科室主要负责人和(专)兼职档案管理员进行考核,并与劳酬挂钩。

八、移交档案的要求

(一)归档的文件材料必须完整。

(二)归档的文件材料必须准确的反映医院各项活动的真实内容和历史发展。

(三)归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。

(四)归档的文件材料纸质优良,图像清晰,字迹清楚工整,不允许用复写纸、铅笔、圆珠笔书写,其格式符合档案室规定的要求和意见。

(五)归档后档案要及时编号、登记、上架、入库。

九、归档范围

(一)基建工程

1、准备阶段:工程项目报告、主管单位批复、征地报告、协议、批准书等文件。

2、设计阶段:地质资料报告、全套设计图纸、工程概算、施工合同等。

3、施工阶段:工程预算书、设备更改通知单、试验报告、施工记录等。

4、竣工验收阶段:工程验收证明书、工程决算、竣工图纸报告等。

(二)课题研究

1、科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、课题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2、研究实验阶段:各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等材料。

3、总结鉴定验收阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

4、成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益的证明材料等。

5、推广应用阶段:推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定转让合同、用户反馈意见等。

(三)设备方面

各种国产和国外引进的精密、贵重、希缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用维修和改进工作中产生的文件材料。

(四)药品生产方面

1、有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。

2、药品标准(国家标准和省级地方标准)审评材料、批件或批复。

3、新药制品审批、审评记录批件。

4、药品抽验报验结果、汇总和公报材料。

5、药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。

6、安全生产制度、规定、规范、统计报告、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。

7、技术引进、技术改造等方面材料。

(五)财会方面

会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他。

(六)医疗(护理)技术方面

1、医疗技术的法令标准及各项规章制度

2、医疗计划、总结。

3、处方章印模。

4、各类报表和统计分析资料。

5、医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。

6、医疗质量调查和监督检查中形成的文件。

7、突发事件,暴发流行病抢救工作记录、照片、录像、总结等文件材料。

8、医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析、医疗事故鉴定书和处理意见。

9、新技术、新疗法的鉴定及实验中形成的文件材料。

10、传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。

11、制剂处方单、质量检验报告、药物证书及制剂配剂的有关材料。

12、医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。

13、地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治材料。

(七)物资供应

各种物资年、月计划、物资统计、物资采购、材料定额、仓库管理和工具管理中形成的文件材料。

(八)劳动人事方面

定员定编、统计、职称评定、工资调整、劳动保护、工资报表、考核及各类统计年报表。

(九)职工教育

干部、职工教育和技术培训文件、教材、计划、总结等文件材料。

(十)党、政、工、团方面。

1、需要贯彻执行的上级文件。

2、上级颁发的属于医院业务的文件以及普发的需要贯彻执行的法规性文件。

3、会议记录、决定等文件材料。

4、各种正式文件及签发稿、重要文件的修改稿。

5、工作请示及其上级批复的文件。

6、各职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告等。

7、制定的各种规定、制度、条例等文件材料。

8、干部任免、调配、培训专业技术职称评定、聘任、党团员干部工人名册、报表、审计、纪检治安、保卫、转正定级调资、退职、退休、计划生育报表、计划、总结及奖惩制度等文件材料。

9、交接凭证清册。

10、大事记、年鉴、反映本院重要活动的文件、剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有保存价值的照片、录音等文件材料。

11、组织介绍信及存根、党员年报、名册等文件材料。

12、各种文化娱乐活动中形成的系列材料。

13、考察参观学习的请示、报告、批复、计划、总结、纪要、记录声像材料及考察和参观中的有关会议记录、收集获得的文件材料。

十、任何科室和个人,不得将应归档的文件、图纸、资料、产品说明等扣留,确属工作需要时,可经领导批准进行复制,原件交档案室保管。

十一、任何科室借阅档案应及时归还,不能及时归还或导致档案丢失,严格按综合目标责任制考核和奖惩。

十二、医院档案室负责指导、监督、检查、考核各职能部门文件材料的形成、收集、整理和归档工作、并根据考核情况,对各职能科室专(兼)职档案管理人员的工作作出评估,根据档案室评价,进行责任制考核和奖惩。

 
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