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档案利用效果实例
信息来源:档案室   发布时间:2007年10月12日

为切实做好档案资料利用工作,为社会主义物资文明和精神文明建设服务,我院先后编制了全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、发文汇集、专题汇编、案卷文件目录、科技档案分类目录、会计档案分类目录、设备仪器档案目录、会计档案目录、声像档案和各种专门档案分类目录等十几种检索工具,并建立了全宗卷,比较全面、系统地反映了全宗内容以及历史面貌,为提供利用创造了有利条件。据不完全统计,截止1999年底,接待利用1216人次,提供档案资料2105卷次。近几年来,我们利用档案资料为编史修志、制订各种规范,开展技术职务晋升、工资改革、科研等工作提供了大量的依据,充分发挥室藏档案资料的凭证和依据作用。

档案只有开发和利用才能真正体现其内在价值,数年来,我院综合档案室为医疗科研、各项业务工作的开展提供了大量的史料,充分显示出档案工作在医院事业的作用,将各类档案融于业务工作之中,现就近年来主要利用摘选几例如下:

     一、为编史、修志提供档案。

     19997月是该院建院五十周年的大喜日子,为了迎接庆祝这一重大的节日,医院从19983月即抽调专班人员编辑我院院志第二辑(1985-1999),在编撰第二辑院志中,档案室给予了极大的帮助,提供了许多重要档案,从而确保了院志撰写工作顺利完成,为按时召开院庆大会打下了良好的基础。

    1.档案涵盖面广,在档案撰写中,我们借阅了行政、党委、医疗、护理、后勤(基建、总务)财务等大量的档案,这些档案涵盖了该院工作的方方面面,为院志撰写引经据典提供了良好的保证。

2.内容真实。在院志编写中,我们采用了当事人回忆这一方法,当事人记忆不清时,我们根据档案查找依据,真实地反映了十几年来该院发生的变化。

3.数字翔实。在撰写财务,医疗统计、设备等几方面时,我们需要大量的数字资料,如果说数字最能说明实质,那么说是档案的保管、保护发挥了重大作用,方使这些数字为撰写院志又提供了有力的证据。

二、为落实知识分子政策、职称评定、年报统计提供档案。

党的十一届三中全会以后,在落实知识分子政策,平反冤假错案中,我们利用了大量的档案,其中有一位同志在犯错误受处分后,停发了两年的工资,但本人却说是停发了两年半的工资,针对这一问题,我们及时查找提供了当时的处分决定和停发工资的凭据。以事实说服了该同志,并按实际扣发工资数予以补发,在职称改革中也同样遇到了很多复杂的问题,如有的职务任命时间本人说不清,个人档案中又无记载,在众说不同的情况下,我们又以文档中所记载的事实澄清了原委。在一年一度的的各种各类统计年报表中,如干部、党员年报、工资年报、各类情况摸底年报等,都需要查阅档案来填报。

三、为医院创“三甲”提供档案。

1992年我院被湖北省卫生厅批准为“三级甲等”医院试点单位,在整个“创三甲”的过程中,档案充分发挥其作用,如查找医院各项工作的制度、职责、医疗报表、医疗业务方面的管理性文件、设备等,为“创三甲”工作提供了依据,做出了贡献。

四、为创市级文明单位提供档案。

去年,我院被市委、市政府授予“市级文明单位”称号,此荣誉的获得是与档案工作分不开的,按照上级机关的要求,在验收市级文明单位时,各单位都应准备一套能够反映单位近年来的工作情况及精神文明建设的概况,我们在着手准备时,查找了几年来的档案、荣誉证书、锦旗,以及上级机关给予我院表彰的正式文件,充分发挥了档案的优势,为我院创市文级明单位奠定了基础,顺利地通过了验收。

五、为临床、患者提供档案。

我院病历档案是所有档案室利用率中利用最高的一类,平均病历档案可作为医生为再次来我院看病的患者有更深的了解,诊断更加准确,还可作为医生研究某些疑难病的参考资料,同时,还可作为打官司的依据、凭证。如,去年外地有二位同志来我院查找一位妇女生小孩的病历,据二位同志说,此妇女生的小孩,已经违反了计划生育,属于超生,但是此女拒不承认自己生小孩,为了证实此女可否在我院产科生过小孩,二位同志千里迢迢来到我院,以单位组织的名义请求我院给予协助,经过查找,终于从大量的病历档案中找到了此女的病历,证实了她的确是在我院产科生过小孩,这二位同志非常感谢,拿着他们要找的依据,高高兴兴地回去了。

六、为房改提供档案。

1993年底,我院被列为襄樊市房改试点单位后,为了积极稳妥推选医院住房制度改革,缓解职工住房供求矛盾,使公有住房逐步向社会化、商品化转变,形成住房资金的良性循环,由此,我院组成了房改专班人员,他们查资料、找图纸,按照图纸比例计算房屋的建筑面积,经过仔细研究、讨论、测算,制订了“襄樊市中心医院关于住房制度改革的实施方案”,完成了419套房屋的售房、租房工作,促进了我市房改工作的顺利进行。

七、科研档案的利用。

我院科研档案,对我院医疗业务的历程与发展起着重要的记录、启示作用:

1.知识经济时代“科学技术是第一生产力”,在科教兴国的战略方针指导下,我院多次对科技人才的住房、工资、调级职称晋升予以优待,科研成果奖励证书作为重要凭证。对我院建立科技创新激励机制实施科技兴院方略发挥着重要作用,使我院近年来的科研活动一直很活跃。

2.建立健全的科研档案,有效地避免了重复立项的问题:如我院口腔科“遗传性牙龈纤维瘤病相关基因的定位”及“复发性口疮的临床研究”均于1999年以前立项未完成,二000年本院有年轻医师欲申报上述课题立项,经出示档案内容避免了重复。

3.科研档案中涉及的技术领域与水平为该方向的深入研究提供了重要的基础和依据,我院神经内科98年以“急性缺血性卒中超早期溶栓治疗的临床研究”立项并以联用神经保护剂为创新点通过专家鉴定。2000年该科一刚回院工作的硕士生又以“急性缺血性脑血管病超早期神经保护和溶栓治疗的临床研究”立项,我们及时出示档案资料提醒该课题负责人注意本课题研究深度与进展,避免重复研究浪费人力、物力和财力。

八、文书档案在人事制度改革的作用。

1999年底,我院进行人事制度改革,根据改革方案,院内所有中层干部岗位均要拿出来,实行竞争上岗,全院有185名同志报名参加这一活动,为了更好地了解每个人的情况,我们设计了职能科室、临床医技科室手术系统、非手术系统报名基本情况统计表,基本情况包括姓名、性别、年龄、学历、现任职务、任职时间、技术职称、聘任时间,我们借助档案查阅了每个同志的情况,确保了竞争上岗工作的顺利进行。

九、利用会计档案为我院换回71万元经济损失。

一九九五年在我院定点享受公费医疗单位有108个,共计7507人。当年财政预算按在职人平250元,退休人平400元,离休人平500元的标准拔给各单位医疗费163万元,而这108个单位的实际医疗费为683万元。按襄公医委(199401号文件,“超支由享受单、财政、定点医院四四二分摊”的规定,公医办财政局认定我院应分摊超支医疗费104万元,从当年财政应拔给我单位的预算经费中扣回。其计算依据是用实际发生的医疗费683万元减去财局核定的医疗预算163万元后的520万元作为我院落分摊基数乘于20%得来的数据,我们作为定点医院先要垫付各单位的大量医疗费,而有的单位不及时或者不结帐均有之,象这样不管结未结算都分摊是不合理的。于是我们就利用会计档案中的帐薄及凭证资料,将108个单位在我院就医的费用及结帐情况汇总设计了详细报表,其中定点的单位,享受公费医疗的人数及实际支出的医疗费立项指标完成和市公医办、市财局统计数字一改,但这108个单位结帐情况却大不一样,他们不是按支出的683万,而是只结了366万元,用366万元减预算指标163万后的86万元,为超支基数,我院只应分摊33元是合理的。因为享受公费医疗单位没有结清欠款其40%的分摊没有实现是其一;而财局应分摊的40%也未到位是其二;作为定点医院的我方也不应分摊没有结清超支的医疗费的20%,基于我院的档案资料齐全,数据准确,最后据理力争争得了市公医办、市财局的认可只扣回33万元,从而为医院换回了71万元的经济损失。

十、重视档案管理保障设备运行。

设备档案保存健全与否,对于设备的正常运行起着重要的保障作用。设备档案包括设备申请论证书、合同装箱单、验收单、保修卡、使用说明、维修手册等一系列重要资料,这里面每种资料都在今后仪器设备正常运行中起着不同的重要作用。随着医院不断发展壮大,我院购进的医疗设备及一些大型贵重医疗设备不断增多,在使用过程中不可避免出现一系列大小故障,在维修中必须参考设备技术维修资料。例如,199910月核磁共振梯度柜坏了,设备厂方开口要价四十万人民币,而我院维修技术人员凭借着保存完好维修资料,对设备进行正确的分析与判断,最终找到了故障所在,总价花费不到六千元,使这台价值上千万元人民币的大型设备恢复正常运转。仅这一项就给医院节约了一笔不小的开支。象这样的例子在我院非常多见。由此可见设备档案的健全既能保障医疗设备正常运行,又在无形之中给医院带来了经济效益。所以我们必须加强和重视档案管理工作。
 
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